Ze zákulisí přípravy celosvětového setkání sběratelů v Martině
Autor: Petr Nahodil <p.nahodil(at)centrum.cz>, Téma: Sběratelská setkání, Vydáno dne: 11. 02. 2013Je už dostatečně známé, že začátkem října tohoto roku (3.-6.10.2013) se v Martině uskuteční první celosvětové střetnutí sběratelů pivních suvenírů pod oficiálním názvem 1st Brewery Collectibles World Convention.
Příprava této akce vyžaduje rozsáhlé organizační, logistické, kulturně-společenské, ale i finanční zabezpečení. Z toho důvodu se hlavní organizátor Porter club v Martině, začal zabývat přípravou již v listopadu loňského roku.
Prvním úkolem bylo sestavit silný organizační team, který bude odpovídat za organizaci celé akce. Tento team má 22 členů a kromě zástupců Porter clubu jsou v něm i zástupci města Martin, dalších spoluorganizátorů, partnerů, sponzorů i přátele klubu s různým zaměřením činností.
První společné zasedání organizačního teamu bylo počátkem prosince v hotelu Victoria v Martině. Schválený byl především podrobný harmonogram příprav projektu, který obsahuje více než 70 konkrétních úkolů a byly rozděleny úkoly pro jednotlivé členy teamu. Byl tu představen i návrh programu, který se pak ještě v dalších týdnech upřesňoval až do konečné podoby. Takže dnes je už připraven a schválen oficiální program akce na 4 dny. Taková akce bude vyžadovat i značné finanční zabezpečení.
Na základě harmonogramu přípravy a programu akce byl připraven vzápětí i reálný finanční rozpočet. Pro naplnění příjmové složky byly realizovány úspěšné jednání s primátorem města, s několika sponzory a zpracované žádosti o dotace. Předseda organizačního teamu úspěšně dotáhl do konce i jednání s mediálními a reklamními partnery. Stejně je už dohodnuta a potvrzena prezentace slovenského pivovarů. Svou účast potvrdilo sedm minipivovarů a malých pivovarů, které jsou členy Asociace malých nezávislých pivovarů na Slovensku. Úspěšně se ve spolupráci s celosvětovým koordinátorem a světovou exekutivou BCWC rozjela i propagace celé akce v zahraničí.
Oficiální propagace se již uskutečnila na sběratelských setkáních v Chile, USA, Austrálii, ale iv různých sběratelských časopisech po celém světě jako např. Portugalsko, Argentina, Brazílie, Rusko, Německo, Španělsko, Nizozemsko a pod. Na podporu projektu máme ve světě v současné době 34 koordinátorů v 31 zemích (dokonce iv Africe, kde je velmi málo sběratelů), kteří jsou v kontaktu s předsedou organizačního teamu a dostávají pravidelně aktuální informace o přípravě. Již nyní nám část z nich garantuje účast sběratelů z jejich zemí (např. Řecko, Portugalsko, Lotyšsko, Rusko, Austrálie, Arménie a pod.).
Na sociální síti Facebook byla vytvořena skupina "Brewery collectibles World Convention", ve které je zaregistrováno více než 900 členů a která přináší také různé aktuální informace o přípravě akce. Stejně i na stránkách Porter clubu www.porterclub.szm.sk je vytvořena již podstránka s informacemi o prvním celosvětovém setkání v Martině v různých jazycích.
Máme už vyřešené i některé důležité logistické opatření. Byla realizována rezervace sportovní haly, ubytovací kapacity v hotelu Victoria, v penzionu Černá paní, na školní ubytovně, jakož i další prostory pro doprovodné a společenské akce.
Koncem ledna jsme dokončili přípravu oficiálního pozvání v anglickém jazyce. Obsahuje 20 stran s podrobnými informacemi o organizaci, programu, ubytování, způsobu rezervaci, nechybí tam naši sponzoři, jakož i prezentace města a klubu. Dotazník pro registraci bude později k dispozici také ve slovenském jazyce.
Už dosud jsme realizovali mnoho důležitých opatření, ale ještě hodně práce nás čeká i v dalších měsících. Pozornost soustředíme především na další propagaci akce, výrobu jednoduchých propagačních a upomínkových materiálů, zpracování bulletinu pro účastníky, zajištění stolů, na možnou úpravu prostorů, organizaci občerstvení, chceme pomoct is dopravou mezi hotely a sportovní halou, budeme připravovat výstavu piv z celého světa, degustační soutěž apod.
Ohlasy ve světě jsou zatím velmi příznivé a všichni očekávají v Martině velkolepé setkání sběratelů z celého světa. Jsme hrdí, že právě Porter club v Martině má tu čest zorganizovat takovou akci a věříme, že v tomto směru nezklameme.
Ján Pokrievka
